France/OSM-FR/CA 2018-08-24

Réunion physique du CA

Objectif

C'est le premier CA physique de la nouvelle équipe. Les objectifs : travailler à notre fonctionnement d'équipe, nos envies, projets pour cette année, rôles. C'est aussi le moment de caler méthode et outils de fonctionnement et gestion des tâches au quotidien.

Fonctionnement, gouvernance

Rôle de l'association

Nous avons débattu et partagé notre vision de l'association et son rôle par rapport aux adhérents et plus largement à la communauté OSM. En quelques points nous considérons que notre rôle est :

• de rendre visible tout ce qui est réalisé par notre communauté (l'asso est la partie visible de l'iceberg d'OpenStreetMap)
• d'être facilitateur et catalyseur de l'implication des contributeurs, soutien technique ou administratif, etc
• d'être le point de contact lisible et officiel pour la presse, les collectivités, les politiques

Afin de consolider et de pérenniser notre vision de l'association, une FAQ sera rédigée sur la page association du nouveau site web (pad pour la rédaction de la FAQ : https://mypads.framapad.org/mypads/?/mypads/group/osm-fr-upup77pw/pad/view/faq-role-de-l-asso-si1ox27dm )

Les outils pour mieux travailler ensemble

Le CA physique nous permet d'avancer efficacement ensemble : nous allons en organiser un deuxième dans l'année (janvier ou février). Il sera proposé aux "représentants locaux-thématiques" de nous rejoindre à ce second CA pour en faire un séminaire élargi.

On souhaite fluidifier nos usages des outils et éviter de s'envoyer trop de mails.

• On quitte Loomio pour passer à Framavox, et on va essayer de favoriser cet outil pour les débats et prises de décision.
• On va installer un outil similaire à Trello (WeKan) et commencer à y lister nos projets et nos tâches

Actions : installer les nouveaux outils / refaire une passe sur la page des outils pour la vérifier et l'actualiser

Attention au partage des accès (ne pas avoir de comptes détenus par une unique personne notamment sur les outils de diffusion/réseaux sociaux). Les codes ont été partagés notamment pour twitter et facebook.

Documenter les process (sur le wiki ou sur nextcloud) pour ne pas se reposer les mêmes questions tous les ans.

Il est évoqué l'idée d'organiser certains CA en visio/son pour ne pas les faire que par tchat. Questions : quel outils ? comment le rendre toujours accessible aux personnes hors CA, conserver les échanges, etc. ? Pas de solution pour l'instant mais à imaginer pour un prochain CA à distance.

Budget

On est très dépendant des soutiens du SOTM : il serait bon de sécuriser les sponsors "habituels" avec des conventions de 3 ans.

On souhaite utiliser notre fond de roulement annuel (montant à consolider sur la base des budgets précédents) pour

• organiser les CA physiques et CA élargis
• soutenir les relais locaux, mandataires, groupes locaux
• soutenir les membres de la communauté et leur permettre de se rendre à des événements OSM

Des barèmes sont déjà existants pour les remboursements kilométriques et les repas. Il est également possible, pour ceux qui sont imposables, de faire de l'abandon de frais (l'asso ne rembourse pas mais fournit à la place une attestation qui permet d'obtenir une déduction d'impôts des 2/3 de la somme). Pour les événements (SOTM Monde, SOTM ailleurs, hack week-end), on privilégie le paiement d'un hébergement commun (et éventuellement d'un covoiturage) à la prise en charge complète, afin de toucher le plus grand nombre. On pourra aussi définir des enveloppes pour faciliter les prises de décisions de financement de petits montants.

C'est un chantier non finalisé. Cet automne nous allons travailler à ce budget prévisionnel.

Les projets pour 2018-2019

Nous avons défini les projets que nous pouvons mener raisonnablement en fonction de nos temps et énergies disponibles. Des projets qui nous semblent importants pour l'association et la communauté et que nous animerons cette année.

Site web

On lance notre nouveau site web début septembre, à grand renforts de communication !

Il se veut plus pédagogique et surtout plus ouvert à la contribution.

Un canal est disponible pour les questions, remarques et aide à ceux qui veulent nous aider à faire vivre le site https://framateam.org/osm-france/channels/site-internet

Appel aux dons pour améliorer nos serveurs

On le lance sur HelloAsso (car il y a une jauge qui permet de mieux suivre l'avancement), avec 3 paliers.

Action : préparation du texte et ouverture de la page courant septembre.

SOTM France

Seul Montpellier a déposé une candidature, et elle est suffisamment aboutie pour être acceptée : rendez-vous à la mi-juin à l'Université Paul Valéry \o/

Un groupe de travail assurera la gestion du projet avec notamment un groupe en local et au CA : Tony Emery, Jean-Louis Zimmermann, les co-présidents/trésoriers.ères a minima.

L'objectif est aussi de documenter et capitaliser sur les anciennes éditions pour faciliter les prochains SOTM et accompagner au mieux les groupes locaux organisateurs.

Voir la candidature en ligne de Montpellier

Hackweekend en hiver à Paris

hackweekend de Karlsruhe mi-octobre : certains vont s'y rendre pour voir le fonctionnement et parler de notre envie d'en faire un en janvier sur Paris.

Date et lieu encore à définir.

Projets du mois

On souhaite aider des initiatives comme les projets du mois à se pérenniser. L'objectif n'est pas que le CA organise mais qu'on aide les personnes déjà motivées et impliquées à faire, et de relayer. C'est un outil d'animation de la communauté qui nous semble pertinent d'accompagner.

Sans viser un projet chaque mois, il serait pas mal qu'on arrive à en avoir un tous les 2 ou 3 mois, pourquoi pas thématisés avec l'actualité (les tennis pour Roland Garros, les cinémas pour le festival de cannes, le patrimoine pour les JEP, etc)

Action :

• écrire un mode d'emploi pour lancer un projet du mois (un guide des trucs et astuces pour un PDM réussi. Notamment pour faciliter la communication et le suivi des productions)
• lister des exemples de thématiques

Relais / mandataires

C'est un sujet que nous avons longuement abordé pour trouver une solution qui convienne à la fois aux relais et également au fonctionnement de l'association.

Il y a différents niveaux d'implication des relais / mandataires aujourd'hui, et différents moyens d'actions (représentation auprès des collectivités, animation de la communauté, vulgarisation et tenue de stand à des événements, etc). On ne souhaite pas pour autant formaliser différents rôles et titres afin de conserver la souplesse d'organisation et la liberté dont on dispose en tant que contributeur OpenStreetMap. Nous proposons un nouveau terme (qui sera soumis à débat et vote) qui puisse mieux expliquer cette mission tout en laissant chacun libre de l'exercer selon ses envies : représentant.te local ou thématique de l'association.

Le représentant est une personne mandatée pour être un point de contact de l'association et parler en son nom.

On totalise actuellement une vingtaine de personnes concernées hors CA. Il est nécessaire de développer l'inclusion de ces relais / mandataires / représentants dans l'association et c'est un des rôles du CA de faciliter cela. En particulier, les relais / mandataires / représentants seront conviés au CA physique de janvier-février (qu'on renommera peut-être pour l'occasion) afin d'apprendre à se connaitre et échanger sur les attentes et moyens d'actions de chacun.

Nous souhaitons mieux outiller ces relais / mandataires / représentants, et en particulier, nous avons évoqué l'idée de fabriquer des flyers ou autre support de communication qui puissent être distribués sur des stands. Action : faire un appel à la communauté pour voir ce qui est déjà existant et réutilisable (sur une période délimitée), prendre contact avec le graphiste des logos SoTM pour voir s'il est intéressé

Sur ce sujet, c'est Tony, Louis-Julien, Adrien et Vincent qui doivent recontacter les représentants.tes pour  :

• connaitre leurs envies, besoins
• partager nos outils de communication et s'assurer de leur utilisation (liste asso, loomio, framateam...)
• leur proposer le nouveau terme et le soumettre au vote
• construire avec eux/elles le prochain CA physique élargi de cet hiver.
• ...

Date prochain CA  : 18 septembre 2018 à 21h