FR:State of the Map Africa 2021/Call for venues

Bienvenue à l'appel à l’organisation du “State Of The Map Africa” 2021! Célébrons la croissance d'OpenStreetMap en Afrique, partageons des expériences et créons de nouvelles idées dans Nos ville. A partir du 17 août 2020 nous vous invitons à soumissionner pour accueillir le State of the Map Africa 2021.

Avec l'expérience des précédentes conférences sur l'état de la carte à Kampala, Uganda en 2017 et à Grand Bassam, Cote d'Ivoire en 2019, le SOTM se fera en 3 jours; le week-end plus vendredi ou lundi. Nous sommes ouverts à toutes sortes d'idées pour en faire une expérience vraiment africaine.

Veuillez prendre un moment pour lire les détails ci-dessous et vous assurer que vos propositions sont prêtes avant le 20 Octobre 2020. Le groupe de travail du SOTM est là pour vous aider.

Dates importantes

La plupart des dates clés sont actuellement à déterminer.

• Ouverture de l'appel à manifestation : 20 août 2020
• Soumettez votre proposition au plus tard le : 20 octobre 2020.
• Annonce de la candidature gagnante : 31 octobre 2020.

Notre vision

Une conférence pour les passionnés d'OpenStreetMap de toute l'Afrique afin de partager les expériences sur OpenStreetMap et de construire un réseau solide pour faire face aux défis d'aujourd'hui et de demain.

Votre proposition

Si vous soumettez une proposition (offre), ajoutez-la à la liste ci-dessous. Pour permettre à l'équipe de pouvoir prendre une bonne décision, votre proposition doit au moins contenir les informations suivantes.

A propos de vous

Veuillez inclure le nom du groupe ou de la (des) personne(s) qui postule(nt) et une brève description de comment vous imaginez la conférence sur l'état de la carte de l'Afrique - serait-ce un grand ou un petit événement ; sera-t-il axé sur des présentations ou voulez-vous essayer quelque chose de complètement différent.

Il est probable que nous voulions vous contacter pour de plus amples informations concernant votre proposition et il est utile que nous ayons un moyen approprié de vous contacter ! Conformément aux critères d'évaluation ci-dessous, vous pouvez également fournir des détails sur votre expérience dans l'organisation d'événements (petits ou grands) et sur la manière dont votre communauté locale peut contribuer au succès de State of the Map Africa.

Veuillez fournir :

• Le nom du groupe ou de la (des) personne(s) qui fait (font) la demande.
• Une brève description de à quoi ressemblerait la conférence sur l'état de la carte en Afrique.

Lieu et restauration

Le coût de la location du lieu et de la restauration (pour le déjeuner et les pauses café/thé) constituera, en combinaison, l'élément de dépense le plus élevé. Remarque : les universités peuvent être de bons lieux de réunion car elles disposent de nombreuses options concernant la taille des salles de conférence.

Veuillez fournir :

• Une estimation des coûts de la salle et de la restauration..
• Des précisions sur le lieu de la conférence proposé (nom, adresse, taille des salles, espace approprié pour les pauses café et déjeuner).
• Des informations sur la restauration (une estimation des coûts, les éventuelles restrictions imposées aux fournisseurs de services de restauration par le lieu de la conférence).
• Facultatif : Disponibilité d'équipements audiovisuels (par exemple, projecteurs, microphones) et WiFi sur le lieu de la conférence.

Détails sur le lieu (facultatif)

Les informations sur la ville / région (transports, hébergement, attractions touristiques, etc.) permettent de donner une idée du nombre potentiel de personnes susceptibles de fréquenter State of the Map Africa. Par exemple, les sites situés à moins d'une heure de trajet d'un grand aéroport desservi par des compagnies aériennes à bas prix sont susceptibles d'attirer plus de participants internationaux que les lieux difficiles ou coûteux d'accès.

Vous pouvez inclure des détails sur :

• Transport vers la ville/région (gares, aéroports, services de bus longue distance).
• Transport à l'intérieur de la ville (entre le centre ville, les principaux hôtels et le lieu de la conférence).
• Disponibilité d'un logement à proximité du lieu de la manifestation.
• Les éléments intéressants de la ville (attrait touristique, attrait commercial).
• Tout événement organisé dans la ville directement avant, après ou en même temps que la conférence sur l'Etat de la Carte Afrique ( State of the Map Africa).
• Opportunités de promouvoir OSM auprès des organisations commerciales de la région/pays.
• Idées d'activités de renforcement de la communauté (y a-t-il un endroit dans votre ville qui puisse accueillir tous les participants pour une soirée sociale ?)

Critères de sélection

Afin de choisir le meilleur lieu pour la conférence, toutes les candidatures soumises seront soumises aux critères suivants :

Conditions

1. Appliquer en tant que communauté OSM
2. La communauté OSM devrait avoir un statut légal, ou peut s'associer avec une autre organisation qui a un statut légal dans le pays.
3. Peut accueillir au moins 100 participants.

Critères :

1. Qualité générale de la proposition, toutes les informations demandées sur le wiki ont-elles été fournies ?
2. Sécurité - Le lieu de la conférence doit être sûr et la sécurité doit être garantie pendant la conférence.
3. Probabilité d'obtenir un VISA (pour les participants attendus) lors du voyage dans ce pays par les pays d'Afrique et hors d'Afrique.
4. Fourchette des coûts de voyage prévus ; certains pays sont mieux connectés, facilité de déplacement par air, par terre, autres moyens possibles.
5. Qualité de l'infrastructure de conférence proposée : Lieu, hébergement, Internet, etc.
6. Lieu : au moins une grande salle + des salles supplémentaires + un espace de réunion + un espace pour la restauration + un espace pour l'exposition (ces espaces peuvent se trouver dans la même salle s'ils sont suffisamment grands).
7. Capacité budgétaire du soumissionnaire : doit être capable de gérer de grosses sommes d'argent, en fournissant des détails sur son (ses) expérience(s) antérieure(s) dans la gestion d'événements (petits ou grands).
8. Participants attendus : qui seront les participants locaux et d'où viendront-ils ?
9. La proposition nous fait-elle rêver de SOTM Africa 2021 et nous donne-t-elle envie de nous inscrire à l'événement dès que possible ?

FAQ

Qui devrait postuler?

N'importe qui ou n'importe quel groupe qui souhaite accueillir SOTM Afrique 2021 peut faire une proposition au groupe de travail pour l’organisation du SOTM de OSM Africa pour accueillir la conférence. Vous n'avez pas besoin de représenter un pays entier - les offres concurrentes du même pays sont autorisées.

Quel est le travail de l'équipe d’appel à proposition locale?

La plupart des tâches de l'équipe locale sont des tâches de communication. Vous serez en liaison avec le groupe de travail sur l'état du Map Africa, assisterez à leurs réunions et serez en contact fréquent et rapide avec eux par courrier électronique.

L'équipe d'appel d'offres locale sera composée d'experts locaux. Vous devrez sélectionner un ou plusieurs sites potentiels, et recueillir des devis pour le lieu et d'autres fournisseurs locaux tels que la restauration, le service wifi, les remises hôtel.

Les dates sont-elles fixées?

Non, la date de SoTM Africa 2021 n'est pas encore fixée. Considérez la seconde moitié de 2021 et choisissez le moment et le lieu qui conviennent le mieux à la conférence. Si vous pouvez faire preuve de souplesse et que plusieurs dates / lieux vous conviennent, veuillez l'indiquer dans votre dossier de candidature. Si d'autres événements passionnants ont lieu dans votre ville, vous pouvez proposer d'organiser SotM Africa 2021 juste avant ou après ces événements.

Le format de la conférence est-il fixe ?

Non, le format n'est pas fixe. Les conférences SoTM sont toujours des événements de trois jours pendant un week-end (vendredi - dimanche). La conférence SoTM Africa 2021 ne doit pas nécessairement avoir le même format. Les hôtes potentiels peuvent suggérer des modifications du format.

Faut-il faire confirmer un lieu de réunion ?

Non. Vous n'avez pas besoin de faire confirmer un lieu de réunion. Toutefois, un "oui" provisoire sera un avantage.Fournir au moins une proposition de lieu budgétaire est un avantage important.

Pouvons-nous fournir des détails sur plus d'une option de lieu ?

Oui, si vous avez identifié plus d'un lieu approprié, vous pouvez fournir des détails sur ceux-ci. Si, au cours de vos recherches, vous avez trouvé des lieux inappropriés, vous pouvez l'indiquer dans votre soumission car cela peut quand même nous aider à avoir une idée des coûts prévus et de votre capacité à travailler pour aider à organiser State of the Map Africa.

Faut-il faire confirmer un fournisseur de services de restauration ?

Non. Vous n'avez pas besoin de faire confirmer un fournisseur de services de restauration. Cependant, le fait d'avoir un ou plusieurs devis sera un avantage.

Quelle est l'affiliation entre les communautés locales OpenStreetMap et la Conférence sur l'État de la carte Afrique ?

State of Map Africa est la conférence de la communauté OpenStreetMap Africa. Toutes les finances, les frais d'inscription et le parrainage doivent être administrés par la communauté OpenStreetMap locale qui accueille la conférence, en collaboration avec OSM Africa. Les candidats et les équipes organisatrices locales sont fortement encouragés à rechercher un parrainage local supplémentaire et d'autres soutiens.

Quelle devrait être la taille du comité d'organisation ?

La taille recommandée du comité d'organisation local est de 5 personnes ou plus pour traiter toutes les questions relatives au lieu de la manifestation, à la restauration et aux autres questions d'organisation qui nécessitent une connaissance locale. L'équipe locale fera partie d'une équipe d'organisation plus importante. Vous n'êtes donc pas seul...

Combien de personnes pouvez-vous attendre ?

Vous pouvez enchérir avec le nombre que vous pouvez réussir à accueillir, il ne doit pas être trop grand ou trop petit.

Les soumissions

Il n'est pas nécessaire que les offres soient dans une version finale pour être listées ici, vous pouvez donc y travailler collectivement. Parce que c'est ça, un wiki...

• Exemple de candidature

Si vous avez des difficultés à soumettre votre proposition sur le wiki, veuillez l'envoyer à cet e-mail : sotmafrica@gmail.com. Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez préparer une proposition mais que vous n'êtes pas sûr des prochaines étapes, veuillez nous contacter sur le même email.